1. 如何讓會議精簡而又高效
政府部門為提高工作效率做作的努力,政府部門工作效率提高了,最受益的就是普通老百姓了。
當然,隨著經濟現代化步伐的加快,政府組織機構也暴露出了一些問題,我們期待著這次會議能夠在政府機構改革方面進一步深化調整,減少政府部門之間的交叉重疊,從而提高行政效率,降低行政成本,我們期待著一個統一、精簡、高效的符合市場經濟和民主法治要求的現代化政府體制早日建成。因此有的機構應該撤銷,人員也就得到精簡,辦事人員的素質更應該提高,效率才會高,應該有進有出,才會有壓力,從而增強責任心及動力,多管齊下,才會產生效益及效果。
2. 如何開會更高效
為您轉載以下資料供您參考,如有具體問題再進行探討。
如何實現會議的快速高效是很多領導人頭疼的事情。
在進入正題之前,首先我們要明確的兩件事,一是我們為什么要開會,二是在會議里面不同的人所扮演的角色。
其實很多時候會議效率低下,主要原因是我們不知道究竟為什么要開會。在辦公室坐著坐著突然就被叫去開會了,然后聽的稀里糊涂開始犯困,最后布置了一個覺得很頭疼的任務就出了會議室了。如果我們能明確到底為什么要開會,效率可言至少提高一半。說到底,開會一般是為了去解決一個團隊共同的問題的。它不應該提倡各位與會人員即時對某個問題提出看法,應該是最開始的時候就已經針對腦子里成成形的想法各抒己見,按照問題的核心找出最佳解決辦法。頭腦風暴式的會議不應該算作正式的會議,因為它的著眼點是要激發大家的思維,圍繞問題創造出新的可能方案,卻并不一定要求當場就得出問題的解決辦法。布置任務式的會議是最讓人難受的,因為我們都在被動地去接受,而沒有辦法去表達自己。因而我建議布置任務這樣的東西,以郵件的形式傳達清楚,包括責任人、責任范圍、截止時間、任務需要達到的效果等。所以,一句話,我們為了解決阻礙共同利益的問題而開會。
在會議里面的角色,大家應該體會很深。一般有人在主講,有人一直處于被動聽意見的狀態。其實我們可以分為會議的引導者以及參與者。會議的引導者大致相當于主持人的作用,他負責貫穿會議的主線保證討論不跑題,并且時刻調度會議氣氛;參與者主要是負責發表及傾聽意見的。如果你是會議的召集者,一般就要作為會議的引導者。
接下來要解決的問題是:當我們要開會的時候,我們應該干什么?
事情都有從準備到進行到收尾的過程,會議也一樣。
準備工作:會議的召集者最好提前通知各位與會者會議即將討論的內容,以及討論需要達到的效果。比如“我們今天晚上要吃什么?我們的要求是必須葷素搭配,還要有湯”。會議的參與者提前閱讀郵件或者其他通知,在腦中對問題進行解析,將自己的思路形成草稿或者簡單記錄下來,到開會的時候發表自己的意見。
我個人認為,在進入會議室之前非常重要的一個環節就是清空自己的大腦。不管是引導者還是參與者,都需要把自己開會時間之前腦子里的想法和情感放空,讓自己全身心地投入到會議之中。只有在這種最自然的狀態下,創意才能自然而來,我們才能專注于解決問題并且提出新的見解。不要去想之前有什么煩心事,到了該做什么事的時間就做什么事,這樣效率才最高。
如何開會:在會議最開始的時候,引導者最好按照之間發給參與者的郵件重申一下會議需要解決的問題和達到的目的,然后逐項引導大家共同商定問題的解決辦法。不要試圖讓大家從零開始去討論什么然后得出結論,這是不管花多少時間都沒法做成的事情,但是我們可以試圖對問題的解決思路達成一致意見,這才是團隊以后執行工作的關鍵。除了引導會議內容,也要注意引導會議氣氛。當氣氛很沉悶的時候,可以通過小的技巧去打破這種局面,這種技巧在網上很多,我不贅述了。但是當氣氛過于活躍,以至于會議開始逐漸跑題,引導者一定要把方向給拽回來,不然耗費的時間就大了去了。
開會過程中,引導者和參與者都要學會的是溝通的本領,包括認真傾聽、保證自己正確理解他人的觀點以及不著急去反駁別人。開會的時候很容易出現的狀況就是大家爭的不可開交,但其實如果我們真的理解了對方的意思,到最后往往會發現彼此說的東西并不矛盾,只是我們的表述非常的不一樣而已。所以在會議中,請務必保證自己在批評或者反駁他人意見之前,自己是正確理解了別人的意思的。引導者要比其他人更注重對會議的記錄以及即時的梳理,在希望得出最后的解決辦法的時候,最好按照問題的邏輯順序重申一下已經發表過的觀點,保證是沒有錯誤理解的。最后大家統一意見,回去著手布置相關工作和實施。
開會以后:引導者還是非常需要將會議的內容按主次整理好,再次發給與會者郵件。郵件的意義首先是校對會議中的信息是否被正確理解,再次就是確保每個人都知道問題的核心和解決思路是什么。引導者也可以通過與會者對郵件的反饋采集會議的相關信息,以便今后效率提的更高。
這些是我從書里獲取知識后的自己實戰得到的經驗。我們將會議壓縮到了20分鐘以內,原先是一個半小時。每個人都帶著自己的想法來開會,開會的過程中保持傾聽和理解,開會結束后任務相關聯的人再在一起討論和細化。效果非常好,大家的態度很積極,討論也很熱烈。每個來開會的人都知道我們可以高效地完成一件事,所以沒有人不懷著熱情和解決問題的信心地參與到里面。
3. 如何高效地開會
如何有效的開會 開會要花費寶貴的時間和金錢。
故而會議要在有必要時才開,并且要開得簡短有效。 1.每次一開始就讓大家都清楚會議目的。
2.如果某個問題不開會也能解決,就不要開會。 3.要認真考慮,是甚么使會議成功,反之又是甚么使會議不成功。
4.要考慮:如果不開這個常規會議又會怎么樣。 5.請記住,上級主管參加會議會抑制討論。
6.在工作場所以外的地方舉行會議,大家都會覺得輕松。 7.要熟悉正式會議的各種程序規則。
8.要注意正式會議所具有的一切法律要求。 9.開會前先通知與會者,要他們注意會議討論的重點。
10.信息要加以選擇,避免過多。 11.組織視像會議和打出會議電話時要考慮世界各地的時差。
12.通過限制網上會議時間使會議完善。 13.電話會議上發言時要重復你自己的姓名。
14.仔細考慮你要召開的會議的類型。 15.會議要盡可能小,以免分散注意力。
16.在容易看見的位置上放一個表或鐘,以便掌握時間。 17.凡輔助文件均應與議程一并發出。
18.會前先拉幾個盟友。 19.開會前必須確信一定能達到會議目的。
20.只要有人偏離會議方向,立即提醒他們注意議程。 ●會議準備 為準備會議花的時間是不會浪費的。
確信正確的人于適當的時間、適當的地點前來參加會議,并確認他們能作出正確的決定。 21.要考慮與會者在群體合作狀況下的工作情況。
22.決定開會時間前要先考慮交通時間。 23.如果人們不能出席則應該重新安排會議。
24.在議程各個項目旁列出發言人姓名。 25.要避免在低效能時間開會,如午餐剛結束后。
26.任何議程變動都必須通知主持人。 27.議程要盡可能短小簡單。
28.盡量將議程限制于一頁紙上。 29.最重要的事應該安排在議程的前面,要趁與會者精神狀態最好時討論。
30.要考慮須長途跋涉趕來開會的人所花的時間。 31.要確保有向殘疾與會者提供便利條件的設施。
32.必須將電話轉移出會場。33.將有可能出問題的會議安排在中立地開。
34.要求你的后勤人員核實會場當地公共交通的線路站點、運行時刻表和季節變化。 35.要找個確保沒有干擾的會場。
36.要考慮多種座位方案后再選擇最合適的一種。 37.使用圓桌可使會議定調為非正式。
38.務必使全體與會者既能看見又能被看見。 39.座位之間應有一臂長的間隔。
40.不能讓與會者受太陽直接曝曬。 41.要求與會者關閉移動電話和傳呼機。
42.不要用很舒服的椅子,以防與會者打瞌睡。 43.開會前要檢查所有的視聽輔助是否完好。
44.要謹防會場過度提供酒菜牟取額外利潤。 45.要確保特殊飲食在需要時能有供應。
46.會前不要喝太多酒,酒很難提高工作效率。 ●出席會議 一個會議的每個參加者都有責任確保會議達到目的。
故而要預先準備,積極發言,使每次會議都有成效。 47.會前擬出自己的發言稿。
48.和其它參與者在會前詳細討論并解決有問題的議案。 49.要保持積極的臉部表情和音調。
50.為自己的排練錄像以檢查說話是否清楚。 51.開始發言前先作深呼吸。
52.既然一個意見是你自己的意見,你就應該信心十足地講述。 53.不要打斷別人發言,而應讓他們暢所欲言。
54.要用不同的詞匯講述相同的意思,使之更生動有趣。 55.談判時要識別任何有一致性的地方。
56.為使每次會議成功,你要盡到個人責任。 57.鼓勵那些在常規會議上輪流當主席的人。
58.即使你要否決某項動議,也要盡量找出至少一處共同點。 59.作為一名主席,要確信你能聽得進各種觀點。
60.必須按照議程順序作會議記錄。 61.建議主席在新會議記錄定稿前先念一遍。
62.根據會上所做筆記,會后立即寫出會議記錄。 63.會議記錄寫完后,還要使句子簡短中肯。
4. 會議應該怎么開才有效率
最低0.27元開通文庫會員,查看完整內容> 原發布者:胖小法 如何使會議更有效率先看一個案例出場人物:部門經理A及職員B、C、D、EA:今天我們來討論兼職顧問的管理方式,大家談談自己的想法。
B:我們在各區域的兼職顧問應該有個組織,加強相互的交流和溝通,這樣才能增強凝聚力。A:目前我們沒有精力做這個事情,這個先放放。
C:應該多給兼職顧問創造一些專業上提升和交流的機會,這樣他們才愿意給我們提供長期的服務A:關于這點你有什么具體的計劃嗎,前提是,不能增加公司的成本。C:這個。
D:可以請一些初級的顧問,他們經驗不太豐富,但從業熱情高,對收入也不會太計較,有利于我們降低成本。
A:我們服務的都是世界500強公司,這些初級顧問風險太大了。E:可以找一些地方的小顧問公司作我們的掛牌服務商,這樣我們就不用每次再派人過去,可以大大降低差旅成本。
A:他們羽翼漸豐,會搶我們在地方的客戶。沉默……A:我就知道,沒有人認真動腦子想過這些問題。
A:既然這樣,我來談談自己的想法……(30分鐘過去了)對于這些,大家有什么意見嗎?沉默……A:好,那就這樣,散會。這是職場中常見的會議情境。
因為承擔壓力感覺不滿的人是經理,所以我們從經理的角度分析。2)。
5. 如何讓會議精簡而又高效
政府部門為提高工作效率做作的努力,政府部門工作效率提高了,最受益的就是普通老百姓了。
當然,隨著經濟現代化步伐的加快,政府組織機構也暴露出了一些問題,我們期待著這次會議能夠在政府機構改革方面進一步深化調整,減少政府部門之間的交叉重疊,從而提高行政效率,降低行政成本,我們期待著一個統一、精簡、高效的符合市場經濟和民主法治要求的現代化政府體制早日建成。因此有的機構應該撤銷,人員也就得到精簡,辦事人員的素質更應該提高,效率才會高,應該有進有出,才會有壓力,從而增強責任心及動力,多管齊下,才會產生效益及效果。
6. 如何進行高效率的會議
1. 主會人的作用不僅僅是發起會議這么簡單,你要把控會議進度和方向。如果會議規模是5個人,你還可以自己去組織他們參加,但如果參會人超過20人你干脆讓別人來協調開會這件事兒,自己則應該把有限的精力放在如何掌控會議方向上。參會者說話不合時宜或者偏離主題,主會人要及時發現;在大家討論遇冷的時候及時拋出意見,刺激團隊頭腦風暴;及時發現小組成員的困惑或誤解,私下溝通。
2. 秘書的工作也不僅僅是做會議紀錄這么簡單,你是落實會議的重要環節。員工每天輾轉于各個會議中,會議室也分時間段被各種主題的會議排滿。每次開會的主題內容總是轉瞬即逝,因此簡明扼要的會議紀錄將會在未來的執行過程中起指導作用。那么做會議紀錄的人將會成為你思想表達的工程師、分析師或是銷售員,可見找個文筆好理解能力強的秘書多么重要。
3. 充分發揮“開會”這種形式的長處進行信息共享。如果開會時總是主會人在不斷下發命令、安排計劃,參會者感受到的參與度就很低,也會降低對會議內容的關注程度。所以如果你主持會議,一定保證預留與部分時間讓大家發表意見,帶動參會者參與討論。通用首席執行官瑪麗·巴拉(Mary Barra)十分注重為每個人提供表達想法的機會,甚至有意地讓不同知識背景、不同理念的人坐在同一張會議桌上進行討論,充分聽取差異化人才的建議。
4. 鼓勵員工自己設定工作目標。相比于被動地接受命令執行工作,主動情緒更能營造健康的辦公氛圍,同時也讓員工更加積極地完成任務。員工精力會被更多地花費在克服困難上,而不是尋找拖延的借口。領導者在者當中發揮的作用就是督促員工給自己允諾下的工作目標定下時間期限。任何工作都要有明確的完成期限,和進度表。
擁有35年培訓經驗的企業管理顧問保羅·阿克斯特爾(Paul Axtell)說,員工都希望自己在老板面前表現得很可靠,因此更有動力去完成親口承諾的事情,但要注意要求他們在給這個承諾加一個時間限制,讓這個承諾無懈可擊。
5. 幻燈片、演示文稿不一定是好的表達方式。當一個PPT開始播放時,人們的思維也會被變換的圖片所吸引而限制發散性的思考。但是開會的目的難道不是為了討論工作計劃嗎?幻燈片這種容易分散精力的展示方法已經開始被很多管理者嫌棄了,亞馬遜、雅虎、Facebook等公司的CEO帶頭摒棄繁復的演示方法,瑞士甚至為此成立了一個反PPT的政黨APPP(Anti PowerPoint),呼吁舉行全民公決禁止使用PPT。
6. 快停止點名簽到,這會讓參會者感到壓抑。會前點名讓大家覺得你在等著抓他們的錯誤,會形成一種被操控的感覺。如果你期待接下來的氣氛是平等對話、輕松表達和頭腦風暴,就在開局奠定一個愉悅的基調。那對于那些開會遲到的人怎么處理呢?從效率的角度看當然不能對這種行為置之不理,散會時候私下提點一句好了。
7. 如何開會更高效合理
如何實現會議的快速高效是很多領導人頭疼的事情。
在進入正題之前,首先我們要明確的兩件事,一是我們為什么要開會,二是在會議里面不同的人所扮演的角色。 其實很多時候會議效率低下,主要原因是我們不知道究竟為什么要開會。
在辦公室坐著坐著突然就被叫去開會了,然后聽的稀里糊涂開始犯困,最后布置了一個覺得很頭疼的任務就出了會議室了。如果我們能明確到底為什么要開會,效率可言至少提高一半。
說到底,開會一般是為了去解決一個團隊共同的問題的。它不應該提倡各位與會人員即時對某個問題提出看法,應該是最開始的時候就已經針對腦子里成成形的想法各抒己見,按照問題的核心找出最佳解決辦法。
頭腦風暴式的會議不應該算作正式的會議,因為它的著眼點是要激發大家的思維,圍繞問題創造出新的可能方案,卻并不一定要求當場就得出問題的解決辦法。布置任務式的會議是最讓人難受的,因為我們都在被動地去接受,而沒有辦法去表達自己。
因而我建議布置任務這樣的東西,以郵件的形式傳達清楚,包括責任人、責任范圍、截止時間、任務需要達到的效果等。所以,一句話,我們為了解決阻礙共同利益的問題而開會。
在會議里面的角色,大家應該體會很深。一般有人在主講,有人一直處于被動聽意見的狀態。
其實我們可以分為會議的引導者以及參與者。會議的引導者大致相當于主持人的作用,他負責貫穿會議的主線保證討論不跑題,并且時刻調度會議氣氛;參與者主要是負責發表及傾聽意見的。
如果你是會議的召集者,一般就要作為會議的引導者。 接下來要解決的問題是:當我們要開會的時候,我們應該干什么? 事情都有從準備到進行到收尾的過程,會議也一樣。
準備工作:會議的召集者最好提前通知各位與會者會議即將討論的內容,以及討論需要達到的效果。比如“我們今天晚上要吃什么?我們的要求是必須葷素搭配,還要有湯”。
會議的參與者提前閱讀郵件或者其他通知,在腦中對問題進行解析,將自己的思路形成草稿或者簡單記錄下來,到開會的時候發表自己的意見。 我個人認為,在進入會議室之前非常重要的一個環節就是清空自己的大腦。
不管是引導者還是參與者,都需要把自己開會時間之前腦子里的想法和情感放空,讓自己全身心地投入到會議之中。只有在這種最自然的狀態下,創意才能自然而來,我們才能專注于解決問題并且提出新的見解。
不要去想之前有什么煩心事,到了該做什么事的時間就做什么事,這樣效率才最高。 如何開會:在會議最開始的時候,引導者最好按照之間發給參與者的郵件重申一下會議需要解決的問題和達到的目的,然后逐項引導大家共同商定問題的解決辦法。
不要試圖讓大家從零開始去討論什么然后得出結論,這是不管花多少時間都沒法做成的事情,但是我們可以試圖對問題的解決思路達成一致意見,這才是團隊以后執行工作的關鍵。除了引導會議內容,也要注意引導會議氣氛。
當氣氛很沉悶的時候,可以通過小的技巧去打破這種局面,這種技巧在網上很多,我不贅述了。但是當氣氛過于活躍,以至于會議開始逐漸跑題,引導者一定要把方向給拽回來,不然耗費的時間就大了去了。
開會過程中,引導者和參與者都要學會的是溝通的本領,包括認真傾聽、保證自己正確理解他人的觀點以及不著急去反駁別人。開會的時候很容易出現的狀況就是大家爭的不可開交,但其實如果我們真的理解了對方的意思,到最后往往會發現彼此說的東西并不矛盾,只是我們的表述非常的不一樣而已。
所以在會議中,請務必保證自己在批評或者反駁他人意見之前,自己是正確理解了別人的意思的。引導者要比其他人更注重對會議的記錄以及即時的梳理,在希望得出最后的解決辦法的時候,最好按照問題的邏輯順序重申一下已經發表過的觀點,保證是沒有錯誤理解的。
最后大家統一意見,回去著手布置相關工作和實施。 開會以后:引導者還是非常需要將會議的內容按主次整理好,再次發給與會者郵件。
郵件的意義首先是校對會議中的信息是否被正確理解,再次就是確保每個人都知道問題的核心和解決思路是什么。引導者也可以通過與會者對郵件的反饋采集會議的相關信息,以便今后效率提的更高。
這些是我從書里獲取知識后的自己實戰得到的經驗。我們將會議壓縮到了20分鐘以內,原先是一個半小時。
每個人都帶著自己的想法來開會,開會的過程中保持傾聽和理解,開會結束后任務相關聯的人再在一起討論和細化。效果非常好,大家的態度很積極,討論也很熱烈。
每個來開會的人都知道我們可以高效地完成一件事,所以沒有人不懷著熱情和解決問題的信心地參與到里面。
8. 如何組織高效會議
1、做好準備、制定議程
最好別開沒有準備的會議,沒有準備的會議只會造成一團亂麻,不僅不能解決問題,還影響員工士氣、增加員工和整個公司的時間成本,這也是一項巨大的浪費。
通常我們建議一定要做事先檢查制度,特別是遇到重大的會議,如果沒有做好準備,那必須取消會議。另外,在會議開始前,一定要把會議材料提前發給參會人員,提醒參會人員要提前看材料并做好準備,不要等到進了會議室才開始思考。
另外,會議要有明確清楚的會議議程,會務工作人員并要在會前書面發給各參會人員,使他們能了解會議的目的、時間、內容,使他們能有充分的時間準備相關的資料和安排好相關工作。保證每一項討論、每一個環節控制在預計時間內,避免泛泛而談,漫無邊際。
2、明確主題、保證結果
明確會議主題,就是明確開會的目的,只有知道我們想得到什么結果,會議才能有所收獲。我們建議會議的主題,要事先通知參會人員,并且在會議開始的前幾頁PPT里就要明確顯示會議主題。
開會的目的就是解決問題,會議如果沒有達成結果,將是對大家時間的浪費,所以,每個人都要積極的參與到會議議程中來,會議監督官應該控制好會議時間,適時打斷那些偏離會議主題的冗長的發言,避免因為太長的時間讓參會人員產生疲勞感。會議監督官還要把握會議成果與進程,沒有定論則另外再討論,達成決議則當場宣讀并確認的結論,然后迅速進入下程序。
3、規定紀律、做好訓練
沒有規矩不成方圓,開會也需要制定規矩和紀律,在會議開始前先宣布會議紀律,規定處罰措施。會議中最好設置一名紀律檢查官,通常建議由主持人擔任,由他來對會場犯規行為進行提醒,比方說不安流程進行會議、發言帶情緒、私下討論、發惡劣脾氣和攻擊他人等行為,都應該得到相應提醒或處罰。
企業應該把培訓是看成節約時間成本的投資,讓員工快速成長、培養員工,減少員工犯錯率,提升專業技能,實際上這也是提高了大家的時間價值和利用效果。
建議各個企業都應該進行一次如何有效開會的培訓,包括怎樣開會,怎樣主持,怎樣記錄,怎樣追蹤,怎樣對待分歧,怎樣匯報等。這些必要的職業化訓練,會讓公司的會議變得更高效。
4、注意語言藝術和技巧、控制會議時間
開會難免有意見不一或者爭論,如果處理不好,就會影響開會的效果,適當注意一些藝術和技巧,就會化險為夷,例如要盡量做到在會上公開稱贊、私下批評,在會中要做到就事論事,對事不對人,爭論時也要尊重別人,不可惡意批評別人,對他人的意見如贊同不要忘了公開表示你的稱贊,對意見不同也要注意措詞,不能傷害別人的自尊,特別是有上級人員參加時更要注意,千萬不能為了體現自己而貶低他人。有時候要采取民主集中模式,開放心胸,容納意見,要開放自己的心胸去傾聽別人的意見,不要被自己先有的立場所左右,不要將你的觀點強加于人,如果你要公布既定的政策、決定,要在事前說明不容討論,需要參會人員討論的一定不能是既定的決議。
設定時間,準時開始、準時結束:準時開始、準時結束實際上就是尊重別人的時間,開會一定要準時,并要對每個議程定個大致的時間限制,一個議題不能討論過久,如不能得出結論可暫放一下避免影響其他議題。如一個議題一定要有結論的話要事先通知參會人員,使他們有思想準備。
5、做好記錄、事后追蹤
這一點非常重要,一定要安排會議記錄人員,做好準確完整的會議記錄,記錄好會議形成的決議、具體執行人員及完成期限、此項決議完成需要的資源,避免會后互相推諉,影響決議的執行。
事后追蹤同樣重要,可以建立會議事后追蹤程序,跟蹤、稽核檢查會議的每項決議,如有意外可及時發現適時調整,確保各項會議決議都能完成。
9. 如何主持一場高效會議
.制會議的氣氛
召開一個會議,會議主持人應認真地肩負起最大的責任,他應能很好地掌控到全局,應能有效地觀察到所有參會者及其反應,決定整個會議氣氛的基調。會議主持人也許有一些個人的偏好,但是無論如何不能把所有的會議都開成個人風格的會議。會議主持者應當按照會議的性質、傳達的內容來定位會議的風格。會議主持者需要適時地區分參會者的不同風格,控制會議的氣氛。
2.控制會議時間、推動會議的進程
作為會議的主持人,如果能充分地準備,完全能有效地控制會議的時間。會議過程中,盡量不要拖延;發現會議誤入歧途或有一些拖延時,會議主持者應立即以最快的速度調整到正常的議程中。會議主持者給參會者提供一個討論某項問題的環境,或傳達信息,一定要按照會議的議程進行。此外,有很多專家在場時,會議主持者一定要做到不卑不亢。
3.協調發言
協調參會者的發言是會議主持者的另一項非常重要的工作,只有協調好參會者的發言,才能更好地將整個會議引向一個良好的進程。這其中包括如何充分調動參會者的積極性,讓其主動、自覺地發言;或參會者積極性太高時,適當地把握會議的進程。
4.觀察參會者的反應并給予及時的反饋
觀察參會者的反應并給予一些及時的反饋是會議主持者的職責。觀察參會者的反應,并給予反饋,有助于整個會議的順利進行,同時還能很有成效地和參會者進行有效的溝通,從而為高效率的會議奠定堅實的基礎。
5.做討論的總結
10. 進行會議管理讓會議變得高效
首先是會議體系設計。開什么會?為什么開這個會?會議目的和預期?解決什么問題?有沒有通過其它方式解決而不用開會?根據85:15比例,體系占85%,單體會議占15%,因此首先是企業會議系統建設與設計,包括戰略類、運營類、標準化例會類等。
其次會議策劃組織準備。會議主題確定、議程、時間地點的選擇、確定決策方式和參會者選擇等各個細節準備,都直接決定這個會議是否具有成效。一些要素如果選擇不當,就會變成低效或無效。主題不明確、沒有明確的目標(區別于目的)、議程設計不合理、時間地點選擇不對、有經驗的人和決定權的人缺席、當事人沒參加、沒有達成決議、有決議沒有后續追蹤監督等等,諸如此類,都和最終結果有很大關系。
再次會議主持。側重主持人準備能力技巧,包括主持人有沒有用心做調查報告、有無主持控場能力、會議決策技巧、決策工具使用、溝通反饋技巧、總結歸納能力、應對意外情況發生、化解沖突、會議記錄監督協助等,在整個會議中起決定性作用。
最后是參會者。是否選對參會者?參會者有沒有做充分準備?是否愿意或具備良好表達溝通能力?有沒有全身心投入參與其中(還是做個旁觀者)?有沒有發言?會后有沒有按照決議分工去執行等,他們是會議重要組成部分,因為最終一切落地還是要靠大家去不折不扣去執行。開會是大家的事而不單單是主持人的事,也是會議決議的執行者。如果不積極參與,或是“陪會者”,或沒有參與的意愿能力,最后也是不了了之。
我們團隊一直使用日事清,在日事清的計劃模板中有專門的會議管理模板。將會議拆解成以下五個部分:會議制度、會議通知、會議紀要、會議總結和會議結果執行,對會議管理起到了很大的輔助作用!