有關會計檔案的整理方法集錦,如何規范整理會計檔案

如何規范整理會計檔案

正會計檔案整理就是按照一定的方法和程序,對屬于歸檔范圍的會計核算材料進行科學分類、立卷、排列、編目等,使之有序化的過程。會計檔案整理是會計工作的一項基本內容,由會計部門負責整理立卷,檔案部門負有監督、指導職能。過去,會計檔案沒有全國統

會計檔案如何整理與編目

科技檔案是指企業在從事生產、科研、基建及管理活動中形成的有保存價值的科技文件材料。科技檔案整理，要遵循科技文件材料的形成規律，保持其內在的有機聯系，便于保管和利用。
　　（1）分類　要符合形成檔案的企業科技活動的性質與特點，不能簡單的一律采用一種分類模式，或機械的搬用別的單位和專業的分類方法。在一個企業內，應有一個綜合的分類方案，分類標準要一致，力求簡明，不宜層次太多。科技檔案的分類方法最基本的有以下幾種：①按工程項目分類，主要適用于基建檔案。它是將一個單項工程的檔案全部集中一起，便于成套地提供利用。②按產品類型分類，主要適用于產品檔案。它是在企業全部產品范圍內，以各個獨立的產品檔案為基礎，按產品型號逐級分類，便于按照不同型號的產品提供成套的科技檔案。這種分類方法也適用于設備檔案的分類。③按科研課題分類，主要適合于科學技術研究檔案。它是以一個科研課題為基礎。④按專業進行分類。它是根據科技檔案的內容所反映的不同專業性質劃分，主要用于專業化、標準化或通用化較強的科技檔案。
　　（2）編目　科技檔案目錄（樣式與歸檔文件目錄相同），是以卷、冊為對象進行登記編制的，實際上是案卷的名冊，其作用是固定科技檔案的分類、排列順序和位置，以便于統計、查找、利用。主要包括科技檔案總目錄、分類目錄、底圖目錄和保管單位目錄。科技檔案總目錄是科技檔案登記總帳，也稱流水帳。科技檔案的分類目錄，是嚴格按照科技檔案分類、排列次序，對案卷進行登記的目錄，是直接按照類別查找科技檔案，為利用者提供服務的工具。檔號主要包括分類號（項目代號）、案卷號。如設備檔案中有檔案為S.12-11的案卷，其檔號含義為：S代表設備檔案，12代表該設備代號，11代表該設備形成的所有檔案按順序排列后該案卷所在位置的流水號。
　　（3）擬寫案卷題名　案卷題名應簡明揭示卷內科技文件材料的內容。案卷題名的主要內容包括項目的名稱、代號，針對部分內容，材料名稱等。
　　（4）裝訂　案卷可采用裝訂和不裝訂兩種形式。無論采用哪種形式，科技文件材料都要折疊為統一的A4幅面，長期保存的案卷裝訂時要取掉金屬物。案卷不裝訂時科技文件材料要按照卷內目錄的編排次序排列有序，用件號章固定。

會計檔案應如何分類、整理、裝訂？

賬簿在更換新賬后除跨年使用的賬簿外，其他賬簿應按時整理歸入會計檔案保管。歸檔前應做好以下幾項工作：

（l）賬簿裝訂前的工作。首先按賬簿啟用表的使用頁數核對賬戶是否相符，賬頁是否齊全，序號排列是否連續；然后，按會計賬簿封面、賬簿啟用表、賬戶目錄和排序整理好的賬頁順序裝訂。

（2）活頁賬簿裝訂要求。將賬頁填寫齊全，去除空白頁和賬夾，并加具封底封面；多欄式活頁賬、三欄式活頁賬、數量金額式活頁賬等不得混裝，應按同類業務、同類賬頁裝訂在一起；在裝訂賬頁的封面上填寫好賬簿的種類，編好卷號，由會計主管人員、裝訂人或經辦人簽章。

（3）賬簿裝訂后的其他要求。會計賬簿應牢固、平整，不得有折角、缺角、錯頁、掉頁、加空白紙的現象；會計賬簿的封口要嚴密，封口處要加蓋印章；封面應齊全、平整，并注明所屬年度及賬簿名稱、編號，編號要一年一編，編號順序是總賬、現金日記賬、銀行存款日記賬、分類明細賬；舊賬裝訂完畢后，按規定要求進行保管。

怎樣整理會計檔案

對會計檔案進行整理是會計檔案管理的重要內容，是保存、利用會計檔案的前提，會計機構和會計人員必須認真對待，努力做好。 （1）會計憑證的整理。 會計憑證是會計檔案的重要組成部分。《會計基礎工作規范》對會計憑證的整理、裝訂、保管都有明確的要求。會計憑證要做到裝訂整齊、完整、牢固，妥善保管，便于查閱。? 整理會計憑證，首先，要把所有應歸檔的會計憑證收集齊全，并根據記賬憑證分類。記賬憑證一般分為現金收、付款憑證，銀行收、付款憑證，轉賬憑證，共三類五種。根據不同的種類，按時間或按順序號逐張排放好。其次，整理記賬憑證的附件，剔除不屬于會計檔案范圍和沒有必要歸檔的一些資料，補充遺漏的必不可少的核算資料。再次，清除訂書針、曲別針等金屬物。最后，將記賬憑證按適當厚度分成若干本。將會計憑證整理好后，應按照有關規定的要求，認真做好會計憑證的裝訂工作。 （2）會計憑證的歸檔。 首先，要認真填好會計憑證的封面。封面各記事欄是事后查賬和查證有關事項的最基礎的索引和憑證。其次，填好卷脊上的項目。卷脊上一般應寫上×年×月憑證和案卷號。再次，將裝訂好的憑證入盒，由專人負責保管。 （3）會計賬簿的整理。 年度終了，各種賬簿（包括倉庫的材料、產成品或商品的明細分類賬）在結轉下年、建立新賬后，一般都要把舊賬送交總賬會計集中統一整理。首先，將活頁賬按頁碼順序排好，加封面后裝訂成本。然后，將各種賬簿按照會計科目順序排列，據以逐本登記會計檔案（會計賬簿）封面。會計賬簿封面的有關內容要寫全。 （4）會計報表的整理。 會計報表一般在年度終了后，由專人（一般是主管報表的人員或財會機構負責人）統一收集、整理、裝訂，并立卷歸檔。平時，月（季）度報表，由主管人員負責保存。年終，將全年會計報表，按時間順序整理裝訂成冊，登記會計檔案（會計報表）目錄，逐項寫明報表名稱、頁數、歸檔日期等。經會計機構負責人審核、蓋章后，由主管報表人員負責裝盒歸檔。 （5）其他會計資料的整理。 其他財會資料，包括年（季）度成本、利潤計劃、月度財務收支計劃、經濟活動分析報告、工資計算表及一些重要的經濟合同，也應隨同正式會計檔案進行收集整理。但是，這部分資料不全部移交檔案部門，有的在一個相當長時間內，由財會部門保存。這就需要認真篩選，把收集起來的這些資料，逐件進行鑒別，將需移交檔案部門保管存放的，按要求另行組卷裝訂，而后移交檔案部門。 會計檔案的整理要規范化。封面、盒、袋要按統一的尺寸、規格制作，卷脊、封面的內容要按統一的項目印制、填寫。要做到收集按范圍，整理按規范，裝訂按標準。

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