檔案管理制度程序是怎樣的?
基本程序如下:
一、公司設立文件檔案管理專員,切實做好文件檔案的收集、分類、整理、立卷、歸檔工作,保證文件檔案資料的齊全完整,提高案卷質量,使文件檔案管理工作達到標準化、制度化、規范化的要求,并逐步實現電子信息化管理。
二、凡是公司在工作中形成的文件和具有查考利用價值的各類資料、原始記錄、出版物、各種圖表薄冊、照片以及與本公司生產經營活動相關的上級事文等都要齊全完整地收集、整理、立卷、保管。
三、人力資源專員要做好公司員工人事檔案的收集、整理、立卷、管理工作,確保資料完整。
四、檔案管理員要對公司安全生產相關文件資料專門建檔。進行管理。
五、立卷應根據其相互聯系、保存價值分類整理立卷,保證檔案的齊全、完整,能反映公司的主要情況,以便于保管和利用。
六、文件資料檔案的保管、查閱。
1、所有檔案必須入框上架,科學排列,便于查找,避免暴露或捆扎堆放。
2、文件柜、檔案室要保持整潔衛生,認真做好文件檔案“八防”工作,特別是檔案室防火、防鼠、防濕、防盜工作要常抓不懈,要定期檢查、經常核對文件檔案資料,發現問題及時處理、報告并做好相關記錄,確保文件檔案資料的完整與安全。
工廠的人事檔案管理程序是什么來的?
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一. 目的
確保人事檔案完整及保存。
二. 范圍
本程序適用于本廠所有的人員。
三. 職責
人力資源部根據標準和法規要求,確保人事檔案的完整及有序。
四.工作程序
1.所有新進廠員工必須按要求填寫好“人事檔案”,并貼好近期彩色相片及身份證復印件。
2.人力資源部對填寫好的“人事檔案”按部門人員編寫員工工號,并經相關主管審批后按部門歸檔,確保不丟失;離職人員人事檔案需要保存一年。
3.不定期的對人事檔案進行核查整理,如有遺失的人事檔案需要立即補齊并需要調查原因。
4.每月定期核對人事檔案中的身份證,看有無過期,需要提前1個月讓即將過期的員工補辦。
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