華閱文章網1.怎樣寫一封得體的電子郵件
[ 主題 ]
1. 標題不要空白。
2. 標題要簡短。
3. 標題要能概括文章的內容和重要性。
4. 一封信僅針對一個主題。
5. 可以寫上來自**公司的郵件。
6. 可適當使用大寫字母或特殊字來突出標題，不要隨便使用“緊急”等字眼。
7. 可以根據回復內容修改主題。
8. 不可出現錯別字和不通順之處。
[ 稱呼 ]
1. 郵件的開頭要稱呼收件人，在多個收件人的情況下可以稱呼大家、ALL。格式，稱呼是第一行頂格寫。
2. 有職務，應按職務尊稱對方，如“x經理”；無職務，通常稱呼“x先生”、“x小姐”。
3. 對于不熟悉和高于自己的人不宜稱呼英文名。稱呼全名也是不禮貌的。
[ 問候 ]
1. 開頭語可寫“Hi”、“你好”、“您好”。格式，開頭問候語是稱呼換行空2格寫。
2. 結尾語可寫“Best Regards”、“祝您順利”。若是尊長可寫“此致敬禮”。格式，“祝”和“此致”為緊接上一行結尾或換行開頭空2格。“順利”和“敬禮”為再換行頂格寫。
[ 正文 ]
1. 正文簡明，行文通順。如果內容很多，正文只寫摘要，然后單獨寫個文件作為附件進行詳細描述。
2. 正文多用1234之類的列表，以清晰明確。
3. 合理利用圖片，表格等形式來輔助闡述。
4. 一次郵件交代完整信息。
5. 合理提示重要信息。
6. 根據熟絡程度適當使用敬語，如“請”、"謝謝"之類。
7. 慎用表情。
[ 附件 ]
1. 有附件時則在正文提示收件人查看附件。
2. 附件文件應按有意義的名字命名，最好能夠概括附件內容。
3. 正文應對附件內容做簡要說明，特別是帶有多個附件。
4. 如果附件格式特殊，應在正文中說明打開方式，以免影響使用。
5. 附件數目不宜超過4個，數目較多時應打包壓縮成一個文件，zip、rar格式均可。
6. 如果附件過大，應分割成幾個小文件分別發送。
2.公文如何做電子稿,要步驟
01
首先你得先把這些打印稿或文件通過掃描儀掃到電腦上去，一般單位都有掃描儀，如果沒有也沒關系，用數碼相機拍也行，拍成圖片放到WORD里面去，不過在些 之前，你還得裝一下WORD自帶的組件，03和07的都行。點開始-程序-控制面板-添加/刪除程序，找到Office-修改 找到Microsoft Office Document Imaging 這個組件，Microsoft Office Document Imaging Writer 點在本機上運行，安裝就可以了。
02
將掃描儀安裝好，接下來從開始菜單啟動“Microsoft Office/ Microsoft Office 工具/Microsoft Office Document Scanning”即可開始掃描。
03
提示：Office 2003默認安裝中并沒有這個組件，如果你第一次使用這個功能可能會要求你插入Office2003的光盤進行安裝。 由于是文字掃描通常我們選擇“黑白模式”，點擊掃描，開始調用掃描儀自帶的驅動進行掃描。這里也要設置為“黑白模式”，建議分辨率為300dpi。掃描完畢后回將圖片自動調入Office 2003種另外一個組件“Microsoft Office Document Imaging”中。
04
點擊工具欄中的“使用OCR識別文字”按鍵，就開始對剛才掃描的文件進行輔嘩滇狙鄄繳殿斜東鉚識別了。按下“將文本發送到Word”按鍵即可將識別出來的文字轉換到 Word中去了。如果你要獲取部分文字，只需要用鼠標框選所需文字，然后點擊鼠標右鍵選擇“將文本發送到Word”就將選中區域的文字發送到Word中 了。
05
通過改變選項里的OCR語言，可以更準確的提取文字。例如圖片里為全英文，把OCR語言改為“英語”可以確保其準確率，而如果是“默認”則最終出現的可能是亂碼。
3.如何寫一份漂亮的電子郵件
電子郵件的寫法有其獨特的藝術形式。
一篇好的電子郵件應該是讓讀者一眼就可以看出你的觀點，知道你期望的行動，令讀者欣然接受，并積極反饋更詳細的信息或更好的理念。換句話，不要浪費讀者的時間，簡單就是美。
表達方式直截了當， 不要對信息加以遮遮掩掩。 不要妄加推測， 其中包括你的揣測。
認真思考， 避免在電子郵件前面使用“您的想法是……？”之類的客套語。 另外，還要在電子郵件主題上下功夫。
郵件主題就像是新聞標題，要能明確表達郵件的期望。主題標題要短、直觀、能表達出讀者需要采取的行動。
好的標題案例： 請批準肯辛頓營銷抵押項目草案 糟糕的標題案例： 檢查有關肯辛頓方案 再則，郵件內容要短。 按一般經驗，電子郵件應限制在三段以內，字數不得超過300字。
電子郵件通常是迅速聯系的工具，太長了會令人讀不下去。如果你需要表達更詳細的信息，300字無法滿足要求時，可以創建一份詳細的附件對短信息進行補充。
最后，要檢查拼寫是否有錯誤。 拼寫有錯誤會讓人覺得你做事馬虎，應該用自動拼寫檢查一遍。
即使這樣，在發送前也要再讀一遍，確保沒有錯字。
4.15種公文怎樣記,有什么方法更快
幾種常用的商務公文 請示 請示是下級向上級請求決斷、指示或批準事項所使用的呈批性公文。
請示的特點 一、針對性。只有本單位權限范圍內無法決定的重大事項，如重要決定、重要決策、人事安排等問題，以及在工作中遇到的新問題、新情況或克服不了的困難，才可用"請示"行文。
請示上級給予指示、決斷或答復、批準。因而"請示"具有很強的針對性。
二、呈批性。請示是有針對性的上行文，上級領導對于呈報的請示事項，無論同意與否，都必須給予明確的"批復"回文。
三、單一性。請示應一文一事，一般只寫一個受文領導，即使需要同時呈送其他領導，也只能用抄送形式。
四、時效性。請示是針對本單位當前工作中出現的情況和問題，求得上級單位指示、批準的公文，如能及時發出，就會使問題得以及時解決。
請示的分類 根據內容、性質的不同，請示分為以下三種： 一、請求指示性請示。 二、請求批準性請示。
三、請求批轉性請示。 請示的結構、內容和寫法 請示由首部、正文和尾部三部分組成，其各部分的格式、內容和寫法如下： 一、首部。
主要包括標題和主送機關兩個項目內容。 1. 標題。
請示的標題一般有兩種書寫方式：一種是有發文機關名稱、事由和文種構成。如《***組關于********的請示》；另一種是由事和文種構成，如《關于*******的請示》 2. 受文領導。
每份請示只能寫一個受文領導，不能多頭請示。 二、正文，其結構一般由開頭、主體、結語構成。
1. 開頭。主要交代請示的理由。
2. 主題。主要說明請示事項，它是向上級機關提出的具體請求，這部分內容要單一，只宜請求一件事。
3. 結語。另起一段，其習慣用語有"當否，請批示"、"妥否、請批復"、"以上請示，請予審批"、"以上請示，呈請核準"或"以上請示如無不妥，請批轉各部門予以執行"。
三、尾部，其主要結構為落款與成文時間兩部分。 請示應注意的問題 一、一文一事的原則。
二、材料真實，不要為得到領導批準而虛構情況。 三、理由充分，請示事項明確。
四、語氣平實、懇切，以引起上級的重視。 報告 報告是下級向上級匯報工作、反映情況、提出意見或建議、答復詢問的陳述性上行公文。
"報告"是陳述性文體。寫作時要以真實材料為主要內容，以概括敘述為主要的表達方式."報告"是行政公文中的上行文種，撰寫"報告"的目的就是為了讓上級掌握本單位的情況，了解本單位的工作狀況及要求，使上級領導能及時給予支持，為上級機關處理問題，布置工作或作出某一決策提供依據。
"下情上達"是制發報告的目的。所以報告的內容要求以擺事實為主，要客觀的反映具體情況，不要過多的采用議論和說明，表達方式以概括為主，語氣要委婉、謙和、不宜用指令性語言。
報告的特點： 一、報告的目的為了向上級匯報工作、情況、建議、答復等，它不直 接請求上級機關正面回答報告中的問題，所以不帶請示事項，這是它與請示的重要區別之一。 二、報告中一般不提建議或意見。
如果確實；中，國，演，講，網；需要在某一領域或某些部門貫徹報告中提出的建議或意見，可建議上級機關批轉到有關部門貫徹執行，報告一經批準，便作為批轉文件的附件下發，其權威性依賴或附屬于批轉機關。 三、報告在內容上不像"請示"那樣有"一文一事"的要求，它可在一件公文中綜合報告幾件事情，層次結構比較復雜。
四、報告廣泛使用于下級向上級反饋信息，是溝通上下級機關縱向聯系的一種重要形式。向上級及時匯報工作、反映問題、提出建議，也是下級機關必須履行的一項工作制度。
報告的種類 報告從種類與內容上分主要有：匯報性報告、答復性報告、呈報性報告、例行工作報告。 寫法 報告的結構一般由標題、受文領導、正文、落款、成文時間組成，下面介紹幾種報告的寫法 一、匯報性報告 匯報性報告主要是下級向上級匯報工作、反映情況的報告，一般分為兩類： 1. 綜合報告。
這種報告是本單位工作到一定的階段，就工作的全面情況向上級寫的匯報性報告。其內容大體包括工作進展情況，成績或問題，經驗或教訓以及對今后工作的意見或建議。
這種報告的特點全面、概括、精練。 2. 專題報告。
這種報告是針對某項工作中的某個問題，向上級所寫的匯報性報告。 二、答復性報告 這種報告是針對上級或管理層所提出的問題或某些要求而寫出的報告。
這種報告要求問 什么答什么，不涉及詢問以外的問題或情況。 三、呈報性報告 呈報性報告主要用于下級向上級報送文件、物件隨文呈報的一種報告。
一般是一兩句話說明報送文件或物件的根據或目的以及與文件、物件相關的事宜。 四、例行工作報告 例行工作報告是下級向上級，因工作需要定期向上級所寫的報告。
如，財務報告、費用 支出報告等。 公告 公告是用于對企業內、外宣布重要事項的公文。
公告的寫法 公告是一種嚴肅、莊重的公文，它內容較為單一，篇幅較短，表達直截了當，語言簡潔明快。 一、標題。
公告標題有三種：一種是完全標題，包括發文機關、事由、文種；二是發文機關和文種 以上兩項，多用于政府機關；有的只有文種，如《公告》，標題之下，有時可依公告單獨編號。 。
5.如何寫公文、怎樣才能寫好公文
如何寫好公文 公文的概念 在科學技術突飛猛進，經濟競爭日趨激烈，人類社會快步走向信息時代的今天，公文在為黨政機關、人民團體和企事業單位實施領導、處理公務、溝通信息、聯系事務、傳達企業決策中發揮著越來越重要的作用，公文的寫作也正在從舊模式中解放出來，逐步走向科學化、規范化、制度化。
什么是公文？ 所謂公文，它是公務文書的簡稱，它是國家機關在行政管理過程中為處理公務而按規定格式制作的書面材料。公文的種類主要包括：命令、議案、決定、公告、通告、通報、報告、請示、批復、意見、函、會議紀要。
在各類企業中，所指的公文一般為商務公文，主要分為介紹報告、請示、會議紀要、工作計劃要點、公司及產品介紹、信函、講話稿、可行性報告、工作總結、市場調查報告、說明等公文擬寫的步驟與方法公文擬寫的步驟與方法大體同一般文章的寫作方式相似，但是由于公文在性質、作用上及其寫作要求上的不同，擬寫時也有一些需要特別注意的問題。 公文的擬寫通常按以下步驟進行： 一、明確發文主旨 任何一份公文都是根據工作中的實際需要來擬寫的。
因此，在動筆之前，首先要弄清楚發文的主旨，即發文的主題與目的，包括以下幾項內容： 1、文件的中心內容是什么？比如相關工作的改善，主要提出目前情況怎樣？存在哪些問題，解決方式、需協助事項；再如請求事項，擬請上級機關答復或解決問題等。 2、根據文件內容，準備采用什么文種？比如，匯報工作情況，是寫專題報告還是寫情況簡報；針對下級來文所反映的問題，是寫一個指示或復函，還是一個帶規定性質的通知等。
3、明確文件發送范圍和閱讀對象。比如，向上級匯報工作，還是向有關單位推廣、介紹經驗；是給領導、有關部門人員閱讀，還是向全體人員進行傳達。
4、明確發文的具體要求。例如，是要求對方了解，還是要求對方答復，是供收文機關貫徹執行，還是參照執行、研究參考、征求意見等。
總之，發文必須明確采取什么方式，主要闡述哪些問題，具體要達到什么目的，只有對這些問題做到心中有數，才能夠落筆起草。 二、收集有關資料，進行調查研究 發文的目的和主題明確之后，就可以圍繞這個主題搜集材料和進行一定的調查研究。
當然，這也要根據具體的情況，并不是擬寫每一份公文都要進行這一步工作。例如，擬寫一份簡短的通知、公告，一般來說不需要專門做搜集材料和調查研究工作，在明確發文主旨之后，稍加考慮就可以提筆寫作了。
但對于問題較為復雜，還要進行具體的分析和歸納；如擬訂篇幅較長的文件，擬訂工作計劃、進行工作總結、起草規章、條例、擬寫工作指示等，往往都需要搜集有關材料和進行進一步調查研究工作。 怎樣為擬寫公文搜集材料和進行調查研究呢？一是收集和閱讀有關的文字材料；二是到實際當中搜集活材料。
例如，要草擬本部門的年度工作計劃，首先需要查閱去年的工作計劃及工作總結，以及參考有關先進企業的同類工作計劃等，還要研究本部門今年所面臨的形勢，今年的中心任務上級要求等。 總之，收集材料及調查研究，是一個醞釀的過程，是為了掌握全面的、大量的素材了解問題的各個方面，然后經過分析思考產生一個認識的飛躍。
三、擬出提綱，安排結構 在收集材料的基礎上，草擬出一個寫作提綱。提綱是所要擬寫的文件的內容要點，把它的主要框架勾畫出來，以便正式動筆之前，對全篇做到通盤安排、胸有成竹，使寫作進展順利，盡量避免半途返工。
提綱的詳略，可以根據文件的具體情況和個人的習慣、寫作的熟練程度而定。篇幅不長的文件，可以大致安排一下文件的結構，先寫什么問題，依次再寫什么問題，主要分幾層意思等。
篇幅較長、比較重要的文件，往往需要擬出比較詳細的提綱，包括文件共分幾個部分，每一個部分又分作幾個問題，各個大小問題的題目和要點及使用什么具體材料說明等。提綱的文字不需要很多，也不需要在文字上推敲。
當然，需要集體討論或送給領導審閱的提綱除外。 擬寫提綱是一個很重要的構思過程，文件的基本觀點，可以召集相關人員進行集體討論研究和修改，使提綱日益完善。
由兩人以上分工合寫的文件，更需要共同研究寫作提綱，以免發生前后重復、脫節或相互矛盾的現象。 四、落筆起草、擬寫正文 結構安排好后，要按照要求所列順序，開宗明義、緊扣主題、擬寫正文。
寫作中注意兩點： 1、要觀點鮮明，用材得當。也就是說要用觀點來統帥材料，使材料來為觀點服務。
用材料要能說明問題，做到材料與觀點一。 在寫作當中，要注意明確觀點，用語不能含糊不清，模棱兩可、詞不達意，似是而非。
如果觀點不明，令人不知所云。有些文件，只講觀點沒有實際材料，就會使人感到抽象空洞、缺乏依據，不易信服。
而只羅列材料沒有鮮明的觀點，則會使人弄不清要說明什么問題，不了解發文的意圖 ，特別是情況匯報、工作匯報介紹。 2、要語句簡練，交代清楚。
擬寫文件既要盡量節省用字、縮短篇幅、簡潔通順，又要注意交代的問題清楚明了。 五、反復檢查，認真修改 初稿寫出后，要認真進行修改。
寫文章，需要下功夫。自古以來，好文章都要。
6.如何寫公文如何寫文章
《哈佛經營管理學 》文章節選哈佛常用公關術 對于公關技巧上，哈佛著重指出有幾方面的要談：1、注重文學的藝術 文學家要寫作作品，一定要洞察剖析生活，生活本身就是一部很好的活藝術作品，要把自己所思所想用筆寫出來，去感動和鼓舞人，獲得這樣的成功，需要不斷學習，包括他人應用文字的技巧。
如果不注重這文字藝術，就難以抓住讀者的注意力，文章只穿上五彩繽紛美麗的外衣，只能是“金玉其外，敗絮其中”的柑桔，無人品嘗，只是一堆無人愛看的廢話。在企業同樣如此，作為經理每天都得接觸大量文件和報告，他們常講，通俗易懂，言簡意賅受人喜愛，尤其反感那種長篇大報告，讀這樣的報告真沒勁，又不受人歡迎。
按照商業習慣，商業文字應有以下十點明確的要求：（1）豪爽真率 著名作家金提先生說道：“起草報告文件，最忌諱的是浮夸。不少行業的經理都錯誤地認為，如果報告形式太簡單了，則意味著人平庸無能，的確，簡潔正是無數次精煉的結果。
模棱的語言讓人難懂其意，還容易引起他人對你的錯覺。 好像你本身就毫不在乎，無所謂似的”。
（2）言簡意賅 在商業文書中，只要能表達清楚，愈簡單的字、愈簡潔的句子、愈簡短的段落或報告，就定能以理服人，事半功倍。（3）立場正確 公文通常有兩個目的，一是闡述自己的觀點，一是反駁別人與你不同的觀點。
在未著的一字之前，就要擇定其一，不論是進攻或防守，你都得先弄清立場，不然的話，無可奈何。 （我總結的是：寫東西要分三個層次：提出問題、分析問題、解決問題）。
（4）溝通交流 有人說很難表達的公文（報告、聯系單），是要能傳達以下八種訊息的公文：1、你要照這樣做； 2、我要賣東西給你； 3、你弄砸了； 4、我有壞消息要告訴你； 5、我做得好極了； 6、親愛的上司大人，你錯了； 7、這是我的要求； 8、這就我們對你的評價。 以上所述任何一個句子起頭的公文，一定能誘惑著你念下去。
（5）風格獨特 在寫每個句子里，都不能忘記，要珍惜別人，愛惜別人。很多人寫公文是寫給自己看的，用來記下其思考的過程，然后別人不是欣賞你的寫作藝術，而是注意你的用意何在，所以，更沒有興趣仔細讀它。
大家要知道的是你寫公文的主要用意，而且要很快就能一目了然。假如你要提出降低成本的方法，直言不諱，毫不客氣，把一句話就要說明白。
你要求買個新電腦，開門見山。不要把驚人之語留到最后，不然的話，欣賞的恐怕就是孤芳自賞吧！（6）風格獨特 公文寫得好，作者的特色躍然紙上，搭眼一看，就知何事。
可惜。很多人都舍棄個人的特性，令人遺憾而惋惜的是，還都老調常談（例如：為了增進提高生產力的目標，業已決議。）
在公文中加入個人的色彩并不容易，但是你可以采用個人時代稱開始，如“我”、“你”和“我們的”。這些都是鮮明色彩的外衣。
惟一要避免的個人色彩是幽默，雖然我認為幽默在商場中十分珍貴，但笑話最好還是面對面說，寫下來有點危險，因為你很難預料到對方情感變化如何。（7）注意對象 要針對讀者，修飾你的寫法，這并不意味著諛奉承就能討好上司，或是擺起架子指正你的部屬，而是不要忘記，對方已經明白你的角色，你的上司盼望你向他報告，你的同事希望你關心他們，而部屬則需要你教導他們。
理所應當，不管對什么人都本該尊重，損人永遠不能利已。（8）記號法 用記號注清有如下五種方法：a 組織思考的過程。
b 簡化復雜的項目c 標出整篇的重點。d 分段清楚易讀e 給予閱讀者喘息的機會。
（9）文章修飾值得精 想要進步，最快的方法是，用更多生支的動詞。在同類字的字典里可以找到許多活潑的動詞。
在公文中不時點綴新鮮的用語，整篇文章就會顯得準確、積極、有活力。盡可能用主動式（如：我建議），能促進公文的生動、流暢感，加深對你的印象。
而少用被動式（如：有建議被提出來）。 往往促使公文枯燥土癟，有時可造成失誤或麻煩，給你帶不不好的印象。
避免被動語式，給 公文帶來的麻煩。（10）毫不在乎要不得 草率的人才會送出草率的公文。
7.辦公文書寫作范例大全
公文的擬寫通常按以下步驟進行： 一、明確發文主旨 任何一份公文都是根據工作中的實際需要來擬寫的。
因此，在動筆之前，首先要弄清楚 發文的主旨，即發文的主題與目的，包括以下幾項內容： 1.文件的中心內容是什么？比如相關工作的改善，主要提出目前情況怎樣？存在哪些問題，解決方式、需協助事項；再如請求事項，擬請上級機關答復或解決問題等。 2.根據文件內容，準備采用什么文種？比如，匯報工作情況，是寫專題報告還是寫情況簡報；針對下級來文所反映的問題，是寫一個指示或復函，還是一個帶規定 性質的通知等。
3.明確文件發送范圍和閱讀對象。比如，向上級匯報工作，還是向有關單位推廣、介紹經驗；是給領導、有關部門人員閱讀，還是向全體人員進行傳達。
4.明確發文的具體要求。例如，是要求對方了解，還是要求對方答復，是供收文機關貫徹執行，還是參照執行、研究參考、征求意見等。
總之，發文必須明確采取什么方式，主要闡述哪些問題，具體要達到什么目的，只有對這些問題做到心中有數，才能夠落筆起草。 二、收集有關資料，進行調查研究 發文的目的和主題明確之后，就可以圍繞這個主題搜集材料和進行一定的調查研究當然，這也要根據具體的情況，并不是擬寫每一份公文都要進行這一步工作。
例如，擬寫一份簡短的通知、公告，一般來說不需要專門做搜集材料和調查研究工作，在明確發文主旨之后，稍加考慮就可以提筆寫作了。但對于問題較為復雜，還要進行具體的分析和歸納；如擬訂篇幅較長的文件，擬訂工作計劃、進行工作總結、起草規章、條例、擬寫工作指示等，往往都需要搜集有關材料和進行進一步調查研究工作。
總之，收集材料及調查研究，是一個醞釀的過程，是為了掌握全面的、大量的素材了解問題的各個方面，然后經過分析思考產生一個認識的飛躍。 三、擬出提綱，安排結構 在收集材料的基礎上，草擬出一個寫作提綱。
提綱是所要擬寫的文件的內容要點，把它的主要框架勾畫出來，以便正式動筆之前，對全篇做到通盤安排、胸有成竹，使寫作進展順利，盡量避免半途返工。 提綱的詳略，可以根據文件的具體情況和個人的習慣、寫作的熟練程度而定。
篇幅不長的文件，可以大致安排一下文件的結構，先寫什么問題，依次再寫什么問題，主要分幾層意思等。篇幅較長、比較重要的文件，往往需要擬出比較詳細的提綱，包括文件共分幾個部分，每一個部分又分作幾個問題，各個大小問題的題目和要點及使用什么具體材料說明等。
提綱的文字不需要很多，也不需要在文字上推敲。當然，需要集體討論或送給領導審閱的提綱除外。
擬寫提綱是一個很重要的構思過程，文件的基本觀點，可以召集相關人員進行集體討論研究和修改，使提綱日益完善。由兩人以上分工合寫的文件，更需要共同研究寫作提綱，以免發生前后重復、脫節或相互矛盾的現象。
四、落筆起草、擬寫正文 結構安排好后，要按照要求所列順序，開宗明義、緊扣主題、擬寫正文。寫作中注意兩點： 1. 要觀點鮮明，用材得當。
也就是說要用觀點來統帥材料，使材料來為觀點服務。運用材料要能說明問題，做到材料與觀點統一。
在寫作當中，要注意明確觀點，用語不能含糊不清，模棱兩可、詞不達意，似是而非。如果觀點不明，令人不知所云。
有些文件，只講觀點沒有實際材料，就會使人感到抽象空洞、缺乏依據，不易信服。而只羅列材料沒有鮮明的觀點，則會使人弄不清要說明什么問題，不了解發文的意圖 ，特別是情況匯報、工作匯報介紹。
2. 要語句簡練，交代清楚。擬寫文件既要盡量節省用字、縮短篇幅、簡潔通順，又要注意交代的問題清楚明了。
五、反復檢查，認真修改 初稿寫出后，要認真進行修改。寫文章，需要下功夫。
自古以來，好文章都要經過反復修改的，寫文件也同樣，尤其是重要的文件，往往要經過幾稿才能通過。 1. 關于主題的修改。
看主題是否明確，主題論述是否集中，主題挖掘是否深刻。 2. 關于觀點的修改。
修改公文要考慮到觀點是否正確，表達有無問題。 3. 關于材料的修改。
材料是文件的基礎，有了正確的觀點，還要通過適當的材料表現出來。 4. 關于結構的修改。
修改文件的結構，包括文件總體結構的修正，使全文更加嚴謹。 5. 關于語言的精練。
主要是修改不通順的語句，不規范的字及標點符號。 修改工作要做到認真仔細，必須有足夠的耐心和精益求精的精神。
幾種常用的商務公文 請示 請示是下級向上級請求決斷、指示或批準事項所使用的呈批性公文。 請示的特點 一、針對性。
只有本單位權限范圍內無法決定的重大事項，如重要決定、重要決策、人事安排等問題，以及在工作中遇到的新問題、新情況或克服不了的困難，才可用"請示"行文。請示上級給予指示、決斷或答復、批準。
因而"請示"具有很強的針對性。 二、呈批性。
請示是有針對性的上行文，上級領導對于呈報的請示事項，無論同意與否，都必須給予明確的"批復"回文。 三、單一性。
請示應一文一事，一般只寫一個受文領導，即使需要同時呈送其他領導，也只能用抄送形式。 四、時效性。
請示是針對本單位當前工作中出現的情況和問題，。
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